Membuka , Menyimpan , dan Menutup DataBase

Membuka Database
Anda bisa saja membuka database yang pernah dibuat sebelumnya, baik oleh Anda sendiri atau orang lain.
Ada beberapa cara untuk membuka database yang telah dibuat.
Cara Pertama
Untuk cara pertama ini, langkah-langkahnya adalah:
1. Jalankan aplikasi Microsoft Access 2007.
2. Pada tampilan awal Access 2007 (Gambar 1.2),
    klik nama file database yang ada pada bagian
    Open Recent Database.

3. Langkah di atas bila Anda ingin membuka file
    database yang telah Anda kerjakan pada waktu sebelumnya. Jika nama file database tidak ada dalam daftar tersebut, klik tombol untuk mencari file databasenya.
4. Anda akan dihadapkan pada kotak dialog Open.
    Selanjutnya tentukan file database yang akan Anda buka.
Cara Kedua
Dengan mengklik tombol Office yang ada di pojok kiri
atas, kemudian memilih salah satu nama file database
pada kelompok Recent Documents.

Cara Ketiga
Dengan mengklik tombol Office kemudian memilih
menu Open. Akan tampil kotak dialog Open ke
hadapan Anda. Tentukan file database yang akan
dibuka.

Menyimpan Database
Setelah file database yang Anda buka tampil ke bidang
kerja Access 2007, Anda dapat bekerja dengan file
database tersebut. Baik membuat tabel, query, membuat
form, report, dan lain-lain. Kemudian hasil kerja
Anda tersebut harus disimpan agar bisa dibuka dan
dilanjutkan lagi pada waktu yang lain. Untuk menyimpan
file database tersebut caranya sebagai berikut.
Cara Pertama
Dengan mengklik ikon Save yang ada di Quick Access
Toolbar.

Cara Kedua
Dengan mengklik tombol Office kemudian memilih
menu Save.

Cara Ketiga
Mengklik tombol Office kemudian mengklik menu
Save As

Dari ketiga cara tersebut, bisa jadi Anda akan dihadapkan
pada kotak dialog konfirmasi yang meminta
isian nama suatu tabel, form, atau yang lainnya.
Seperti diperlihatkan pada gambar ini. Jika demikian,
beri nama dan tekan tombol OK.

Mengenal Lembar keja Ms Acces 2007

Agar dapat bekerja dengan Access 2007, Anda perlu memahami bidang kerja Access 2007 tersebut. Secara umum bidang kerja tersebut diperlihatkan dalam gambar di bawah ini. Masing-masing bagian mempunyai fungsi sendiri-sendiri.

 

Office Button
Tombol Office berada di pojok kiri atas. Jika Anda klik tombol ini akan tampil sederetan menu-menu
seperti diperlihatkan pada gambar di bawah ini.

Quick Access Toolbar
Merupakan sederetan ikon-ikon yang berada di samping tombol Office, yang memungkinkan akses ke suatu menu dengan sekali klik. Secara default, Quick
Access Toolbar ini hanya memuat tombol-tombol Save, Undo, dan Redo. Meski demikian, Anda masih dapat menambahkan tombol-tombol lain ke dalam Quick Access Toolbar ini dengan mengklik tombol Customize Quick Access Toolbar yang ada di sebelah kanan.

Title Bar
Title bar berada di bagian paling atas bidang Access 2007. Bagian ini menunjukkan kepada pengguna
nama program aplikasi dan juga file database yang sedang dibuka.

Ribbon
Merupakan seperangkat menu yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan fungsi yang dibawanya. Menumenu tersebut dibagi dalam kelompok tab.

Sizing Button
Berada di pojok kanan atas. Gunanya untuk melakukan minimize, maximize, restore, dan menutup
bidang Access 2007.

Panel Navigasi
Panel navigasi ada di bagian kiri bidang Access 2007. Berisi nama-nama objek database yang telah dibuat. Meliputi tabel, form, query, report, macro, dan lainlain.

Status Bar
Status bar berada di bagian paling bawah dari bidang Access 2007. Fungsinya menampilkan pesan-pesan, indikator, progress dari aktivitas yang Anda lakukan pada menu-menu Access 2007.

Bidang Tampilan Objek Database Bidang ini digunakan untuk menampilkan data-data
atau isi dari objek database yang dipilih pada Panel Navigasi.

Membuat Form

FORM
Form adalah suatu interfase / tatap muka yang dapat membantu pengguna atau
operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang
disediakan oleh microsof t Access adalah Form.
Cara membuat form ada 2 yai tu:
1. Create form in design view
2. Create for rm by using wizard
Pada saat ini ki ta akan mempelajar i cara membuat form dengan Create form by using
wizard. Langkah-langkahnya:
1. Klik Form pada Objects
2. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampi l form wizard
3. Pada Tables/Quer ies pil ih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield
    Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian kl ik next

5. Kemudian kl ik next sekali lagi
6. Pada tampilan ber ikutnya Anda dapat memi lih diantara beberapa alternat if
untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memi lih stone . . .
7. Kemudian kl ik next
8. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daf tar )
9. Kemudian Klik Finish
Member i judul form
1. Klik nama form
2. Pil ih design
3. Drag baris antara form header dan detai l
4. Maka akan terbuat kolom baru antara form header dan detai l
5. Klik label pada toolbar opt ion
6. Klik daerah kolom baru antara form header dan detai l
7. Tuliskan judul yang di inginkan
8. Klik close, save OK

Membuat Query

Cara membuat query ada 2 yaitu:
1. Create query in design view
2. Create query by using wizard.

Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama
yaitu Create query in design view.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Klik Queries pada bagian objects
2. Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table.
3. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
4. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama field
tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.
 Hasilnya akan seperti ini

5. Masukkan rumus pada field yang di inginkan
Contoh Rumus Jml_nilai :
([Aplikom]+[dbms]+[pv ]+[ansi]+[pti]+[algo] ) .
6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,

Cara Membuat Primary Key

KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY

Kunci primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari field tersebut
tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara record / data
yang satu dengan yang lain, seperti NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa
dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk
membedakan diberikan field yang bersifat unik.
Cara membuat primary key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut
ini:
1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin di jadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit , Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.

Untuk lebih jelasnya lihat gambar dbawah ini

Mengenal Tabel, Field dan Record Micrososft Access 2007

Tabel merupakan kumpulan dar i beberapa record dan f ields. Sebagai ilust rasinya
adalah sebagai berikut :

Jadi yang dimaksud dengan f ields adalah at ribut yang dimi liki oleh suatu tabel.
Sedangkan record adalah isian data yang dimil iki oleh tabel.

Membuat Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:
1. Create table design
2. Create table by using wizard
3. Create table bya entering data
    Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table
Design . Langkah- langkahnya sebagai berikut :
1. Klik menu Create ==> Table Design

2. Isikan Field Name dan Data Type

3. Klik kanan pada tabel yang anda buat, kemudian SAVE

4. Akan muncul perintah untuk menyimpannya  , beri nama tabelnya , kemudian klik OK

5. Nama dari hasi l pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces
Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap
tabel tersebut selanjutnya


Tapi sebelumnya kita harus mengenal Data Type yang ada di dalam Ms Access.
Berikut Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai ber ikut :
1. Text : Merupakan t ipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan Numeric).
    Panjang maksimumnya 255.
2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.
3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang
    maksimumnya 8 karakter.
4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5. Cur rency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.
6. AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul
    secara otomat is dan ni lainya t idak dapat diubah.
7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .
8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan
    sebagainya.
9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text .
    Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
10. Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau
      Combo Box.


Menambah Field
1. Buka file Pilih Table
2. Pilih Design View
3. Blok f ield yang akan disisipi ( klik kanan di sebelah kiri nama field )
4. Klik insert rows

5. Tuliskan f ields baru
6. Kemudian klik close dan Save OK

Menghapus Field
1. Buka file Pilih Table
2. klik pada pada tabel pilih Design View
3. Blok f ield yang akan dihapus
4. Klik edit delete
5. Tuliskan f ields baru
6. Kemudian kl ik close dan Save OK

Merubah Field
1. Buka file Pilih Table
2. Pilih Design View
3. Rubah f ield
4. Kemudian klik close dan Save OK


INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA
Prosedur yang di lakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela data base pil ih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda
    masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
    a. Tekan Tombol icon Open pada area ker ja kemudian Tekan tombol enter
    b. Klik Ganda pada nama tabel
    c. Klik kanan pada nama tabel dan pi lih perintah open dari menu yang tampi l.
3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampi l
    jendela data Sheet dar i tabel yang masih kosong
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang
    telah Anda buat pada jendela desain View.


Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampi lan data Sheet
view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Di dalam jendela data Sheet pil ih Record yang ingin Anda hapus dan berikan
    salah satu perintah berikut :
    a. Pil ih per intah Delete dari menu Edi t
        Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
    b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
    c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daf tar pi lihan menu yang
        tampi l pl ih perintah delete Record.

2. Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampi l kotak
    Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar -benar ingin menghapus Record dan
    tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.

Pengenalan Ms Access

A. Sekilas Tentang Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu program /aplikasi untuk Database management yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Dengan Access kita dapat membuat, mengelola, memanipulasi serta menampilkan/mengeprint data dalam jumlah besar.

Database adalah sebuah koleksi atau kumpulan data-data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. Sebuah informasi yang berdiri sendiri tidaklah dikatakan database

1.     Navigasi pada Microsoft Access 2007

2.     Komponen Utama (Object)

      a. Table

Table (tabel) adalah objek utama dalam sebuah database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data. Bentuk dasar tabel itu sendiri terdiri dari field atau sering kita sebut column (kolom) dan record atau juga biasa disebut row (baris).

      b. Query

Query merupakan inti dari suatu database, yang dapat melakukan berbagai fungsi yang berbeda. Fungsi query pada umumnya adalah untuk mengambil data tertentu pada tabel. Data yang anda inginkan biasanya tersebar pada beberapa tabel, dengan query Anda dapat menampilkannya dalam satu datasheet tanggal. Anda juga biasanya tidak ingin menampilkannya sekaligus, Anda dapat menambahkan kriteria untuk meng-filter data yang Anda ingin tampilkan. Query juga biasanya digunakan sebagai sumber data bagi form dan report.

Query dibedakan menjadi 2 jenis dasar, yaitu :

• Select Query hanya mengambil data dan menyiapkannya agar dapat digunakan untuk ditampilkan dilayar, dicetak atau pun di salin pada clipboard.
• Action Query seperti namanya, akan melakukan apapun pada data, seperti membuat tabel baru, menambahkan data pada tabel yang telah ada, meng-update data, atau pun menghapus data.
•       
  
  
  
  
  
  
  
  
   c. Form
  Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
  
  d. Report
  Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
  
  e. Macros
  Untuk mempercepat pengerjaan tugas2 yang repetitif
  
  f. Module
  Untuk membuat prosedur atau fungsi baru dng VBA
  
  2. Keterbatasan Access 2007